Komunikacija – Brzina reakcije

Ako ste pažljivo pročitali i razumeli prethodni post Komunikacija – Primanje poruke, u kome su napisane osnovne karakteristike komunikacije, možemo da nastavimo.

Po brzini reakcije na primljenu poruku, kanale za komunikaciju možemo da podelimo u dve grupe:

-Usmenu (fiksni telefon, mobilni telefon, video link putem Interneta)
-Pisanu (Golub pismonoša, Faks, SMS, email, Facebook, Twitter i drugo)

Ako je razgovor (usmena komunikacija) način na koji najčešće komunicirate, morate u svakom trenutku biti spremni na njega i morate biti sposobni da reagujete odmah.

Neko vas je pozvao telefonom, možete mu zalupiti slušalicu ukoliko:

-Vas nije pozdravio i nije se predstavio nego je odmah nakon vašeg javljanja pitao „ko je to?“
-Vam je rekao ko je, međutim, vi ne želite sa njim da razgovarate, to mu saopštite ali on ne prestaje da priča
-Vas opsuje ili vas vređa
-Vam preti batinama ili smrću

U svakom drugom slučaju:

-saslušajte ko vas zove
-pažljivo slušajte zbog čega zove
-zatražite dodatne informacije ukoliko vam nije jasno o čemu se radi
-ako ste u mogućnosti odgovorite odmah
-ako vaš odgovor zahteva i druge radnje recite kada možete da pružite adekvatan odgovor i dogovorite se o sledećem terminu
-pozovite osobu ako ste već obećali

Ukoliko vi nekoga zovete telefonom:

-Pozdravite osobu
-Predstavite se
-Recite koga tražite
-Recite zašto ga tražite, navedite temu o kojoj biste sa osobom razgovarali
-Ako vam dozvoli pričajte detalje, ako vam kaže da ne želi sa vama da razgovora
-Zahvalite se na vremenu koje je osoba izdvojila za vas
-Pozdravite osobu.

Verujte, uopšte nije teško. Potrebno je par puta da provežbate sa nekim prijateljem i bićete spremni za dobru komunikaciju.
Ako vam je najlakše da komunicirate pisanim putem onda naučite da komunicirate najbolje što umete. Ovakva vrsta komunikacije vam ostavlja prostor da razmislite, da naučite ako nešto ne znate i da odgovorite.

Do vas je, nekim od kanala komunikacije svrstanih u drugu grupu stigla poruka, ignorišite je i ne odgovarajte na nju ukoliko:

-je poruka uvredljiva
-je poruka zapravo obaveštenje i pošiljalac ne zahteva nikakav odgovor

U svim ostalim slučajevima:

-pažljivo pročitajte poruku
-potrudite se da je razumete
-ako ne postoji dovoljan broj informacija pokušajte sami da se informišite ili
-zatražite sve detalje koji su vam neophodni da biste poruku razumeli
-tek kada razumete poruku, obavezno odgovorite, istim kanalom komunikacije koju je osoba iskoristila da vas kontaktira
-ako ste naglasili da ćete odgovor poslati za 2 dana, pošaljite ga za dva dana.

Ako vi želite nekom da ostavite poruku:

-poruci dodelite adekvatan naslov (UVEK), na osnovu koga će primalac odlučiti da li će poruku čitati odmah ili će je ostaviti za neki pogodniji trenutak. U protivnom, može vam se desiti, naročito ako je poruka duga, da primalac nema vremena da čita i odgovara u trenutku kada je poruku primio i zaboravi da tu nenaslovljenu poruku svrsta u nepročitane.
-pozdravite osobu
-napišite sadržaj poruke i obavezno uključite sve detalje koje bi primaoca mogle da interesuju, uz molbu da vam odgovori ako očekujete odgovor
-pozdravite osobu
-ostavite vaše ime i kanale preko kojih može da komunicira sa vama.

Ni to nije nimalo teško, provežbajte par puta ako niste sigurni.
Ovo sve naravno ne morate ukoliko vas baš briga da komunicirate kako treba, ali ako je vaš posao da komunicirate i još radite u državnom preduzeću, onda jednostavno morate.

Primeri iz prakse + savet

Dogovorite se sa svojim saradnicima da komunicirate putem elektronske pošte. Podelite zaduženja i nikada ne dobijete povratnu informaciju, već ste prinuđeni da koristite druge kanale kako bi proverili dokle se stiglo sa realizacijom.

Za ovakav problem postoje dva rešenja:

-da promenite saradnike
-da ih naučite da komuniciraju.

Kažete da ste sve razumeli a zapravo ništa ne razumete, nemate ni želju da razumete ali uredno popljujete pošiljaoca zato što vam je blam da pitate ono što vam nije jasno.

Neko vam je poslao poziv za saradnju. Vi ste kao razumeli o čemu se radi, niste zainteresovani za dalju saradnju ali vas je strah da to saopštite, jer biste zapravo morali da budete zainteresovani. Tada počinjete da zajebavate.
Prvo tražite da vam se ispune neki uslovi, kad se uslovi ispune vi izmislite još. Kada se i oni ispune vi zatražite da vam se sve pošalje isključivo elektronskom poštom, iako ste je na početku odbacili kao vrlo nepouzdani način za komunikaciju, jer pošta ume i da se zaturi. (’oće to ako ne ’ranite goluba).
Kad vam se i to ispuni vi ne pošaljete zvaničan odgovor, jer vas neko u međuvremenu posavetuje da ćete nadrljati.

Ćutanje nekada govori mnogo više nego što možete da zamislite a ume da stigne i na pravu adresu, elektronskim putem, naravno.

Da biste ostvarili dobru komunikaciju sa nekim morate da znate još nešto osim da koristite kanale za komunikaciju. Kanali za komunikaciju pametnima pomažu da stvari razjasne a šupljima da ih još više zakomplikuju. Zato je veoma važno da izaberete kanal koji vama najviše odgovora, tako da ne ispadnete ni smešni ni glupi i da ne ugrozite svoj položaj.

Šta treba da radite ako nemate adekvatan odgovor, čitajte u narednom postu.

Slika